10 Tipps für ein effizientes und glückliches Office

Am 11.01.2017
Regeln fürs Grossraumbuero

Ob ein Unternehmen Erfolg hat oder nicht, entscheidet sich häufig daran, wie motiviert und produktiv die Mitarbeiter sind. Denn ohne ein starkes Team, das sich gegenseitig unterstützt, wird es schwer, die gesteckten Ziele zu erreichen. Es ist kein Geheimnis, dass die richtige Arbeitsumgebung eine der Kern-Voraussetzungen ist, um fokussiert und produktiv zu sein. Wer ständig abgelenkt wird und es nicht schafft, in einen Flow-Zustand zu gelangen, ist nicht nur unproduktiv, sondern letztlich auch unglücklich.

Nicht ohne Grund stirbt das Konzept der cubicals, in Stellwand-Zellen unterteilte Großraumbüros, langsam aus. Denn nicht nur Arbeitswissenschaftler haben längst erkennt, wie wichtig der Faktor Mitarbeiterzufriedenheit für den Unternehmenserfolg ist. Auch immer mehr Arbeitgebern wird bewusst, dass ein attraktiv gestalteter und gut ausgestatteter Arbeitsplatz zu einer zufriedeneren Belegschaft führt – die letztlich produktiver und für das gesamte Unternehmen ertragreicher ist. Suchen auch Sie nach Wegen, um die Arbeitsumgebung Ihres Teams effizient und nachhaltig zu verbessern? Dann bedenken Sie diese Top-10-Tipps für ein glückliches Office:

1. Schaffen Sie eine schöne Umgebung
Ein angenehm gestalteter Arbeitsplatz sorgt nicht nur für mehr Wohlbefinden, er hebt insgesamt die Moral der Mitarbeiter und senkt sogar den Krankenstand sowie die damit verbundenen Kosten. Krankheitstage aufgrund von allgemeiner Unzufriedenheit am Arbeitsplatz können sich erheblich geschäftsschädigend auswirken. Wir haben vor Kurzem eine Umfrage in Großbritannien durchgeführt und herausgefunden, dass von den 2,8 Krankheitstagen, die jeder Brite pro Jahr im Durchschnitt nimmt, sagenhafte 1,5 Tage darauf zurückzuführen sind, dass sie bei der Arbeit unglücklich sind! Ausgerechnet in der Personalabteilung ist die Zahl der Krankheitstage übrigens am höchsten. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen und dass sie an gut gestalteten Arbeitsplätzen möglichst ablenkungsfrei arbeiten können.

Zahlreiche Studien haben zum Beispiel gezeigt, dass sich Mitarbeiter, die bei der Arbeit lebende Pflanzen im Blick haben, besser konzentrieren können und produktiver sind. Das heißt allerdings nicht, dass Sie Ihr Office in einen tropischen Regenwald verwandeln sollen. Einige Pflanzen hier und dort können allerdings Wunder bewirken können.

2. Sorgen Sie für eine gute Ausstattung
Wetten, dass immer genau dann, wenn Sie ein wichtiges Dokument für einen Kunden ausdrucken wollen, der Drucker beschließt, dass ihm die Tinte ausgeht?! Um für mehr Produktivität im Büro zu sorgen, müssen Sie zu allererst Ihre Mitarbeiter mit allem ausstatten, was sie brauchen, um ihre Arbeit reibungslos zu verrichten. Dies gilt ebenso für den allgemeinen Bürobedarf wie für die Versorgung mit Getränken, Kaffee und ja, auch den nötigen Hygieneartikeln auf der Bürotoilette.

Genau diese vielen kleinen und größeren Dinge, die niemandem auffallen – bis sie einmal fehlen – sind entscheidend, ob der Arbeitsalltag produktiv bleibt. Sie tragen erheblich dazu bei, ob Mitarbeiter letztlich zufrieden oder frustriert sind. Allerdings kann es oft schwierig und zeitaufwendig sein, neben den eigentlichen Aufgaben alles im Blick zu behalten, was Sie bereits bestellt haben oder worum Sie sich noch kümmern müssen. Ganz zu schweigen vom Handling der Lieferanten und der vielen Einzelrechnungen.

Service Partner ONE bietet deshalb maßgeschneiderte Lösung für alle Bürogrößen. Wir koordinieren die Lieferung Ihres Büromaterials, kümmern uns um die Reinigung, die Ausstattung mit Büromöbeln, die Versorgung mit Kaffee, Lebensmitteln, Obst, Snacks, Getränken und vieles, viels mehr. Dadurch haben Sie mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. Und Sie kommen nie mehr zu spät zum Kundenmeeting (also, zumindest nicht wegen zu wenig Tinte im Drucker).

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3. Sorgen Sie für Ordnung und Sauberkeit
Haben Sie schon einmal Arbeitsphasen durchlebt, in denen Sie derart beschäftigt waren, dass Sie es einfach nicht mehr geschafft haben, Ordnung zu halten? Ein überladenes, unorganisiertes Büro kann alle guten Absichten, möglichst effizient arbeiten zu wollen, zunichtemachen. Denn Chaos führt zu weiterem Chaos. Ein sauberes und geordnetes Büro steigert hingegen nicht nur das Glück und die Produktivität, es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter aufgrund von unhygienischen Zuständen krank werden. Und einen positiven Eindruck auf Kunden, neue Bewerber und alle anderen Besucher macht es ohnehin, wenn alles sauber und ordentlich ist.

4. Lassen Sie Raum für Persönliches
Obwohl Design und Einrichtungsstil eines Büros oft von den Chefs oder Inhabern bestimmt wird, ist es wichtig, auch zu berücksichtigen, dass Angestellte ihre eigenen Vorlieben haben können. Manche Kollegen möchten persönliche Dinge mit an den Arbeitsplatz bringen und ihren Schreibtisch individuell gestalten. Ihnen diesen persönlichen Freiraum im Office einzuräumen (natürlich innerhalb von sinnvollen Grenzen) kann einen ungeahnten Anstieg von Effizienz und Konzentration bewirken. Es führt außerdem ganz einfach zu einer positiven und fröhlichen Atmosphäre, weil Mitarbeiter sich ganz einfach im Office wohler fühlen, wenn sie von einigen vertrauten Elementen umgeben sind, wie zum Beispiel Bilder von ihren Kindern auf dem Schreibtisch.

5. Eine gute Beleuchtung wirkt Wunder
Unterschätzen Sie nie die Kraft der guten Büro-Beleuchtung. Menschen, die in künstlichem Licht arbeiten, neigen dazu, sich gegen Ende des Tages müde zu fühlen. Wer hingegen näher an den Fenstern in mehr natürlichem Licht arbeitet, fühlt sich besser und arbeitet effektiver.

6. Schlechte Büromöbel machen krank
Die Versorgung Ihrer Belegschaft mit ergonomisch geformten Tischen und Stühlen kann kostenintensiv sein, doch die Vorteile für die Mitarbeiter und das Unternehmen überwiegen. Denn ein falsch eingestellter Bürostuhl ist nicht nur schlecht für die körperliche, sondern sogar für die geistige Gesundheit. Inzwischen gibt es einige Dienstleister, die dafür sorgen, dass alle Schreibtische und Stühle individuell richtig eingestellt sind. Wenn Sie Fragen zu ergnomischen Büromöbeln haben, wenden Sie sich gerne an uns, wir vermitteln die richtigen Experten.

7. Pausen sind wichtig
Es mag vielleicht nicht jeder Arbeitgeber gerne hören, doch Pausen sind enorm wichtig, um die Konzentration zu erhalten. Der Arbeitgeber ist sogar dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter vorgeschriebene Pausenzeiten einhalten. Es liegt also nicht im Ermessen eines Mitarbeiters, zum Beispiel die Mittagspause durchzuarbeiten, um früher in den Feierabend gehen zu können. Wie lange eine Pause tatsächlich zu sein hat, ist abhängig von der täglichen Arbeitszeit. Spätestens nach sechs Stunden Arbeitszeit muss eine Ruhepause erfolgen. Die Pause muss allerdings nicht im Stück genommen werden, sie kann auch in zweimal 15 Minuten eingeteilt werden. Wer mehr als neun Stunden arbeitet, dem stehen gesetzlich 45 Minuten Pause zu.

8. Überdenken Sie die Organisation der Mitarbeiter
Die Art und Weise, in der Sie Ihre Mitarbeiter organisieren, kann einen großen Einfluss darauf haben, wie produktiv und effizient sie arbeiten. Oft sind Mitarbeiter allein nach ihrer Berufsbezeichnung organisiert. Allerdings ist die Organisation von Mitarbeitern in Bezug auf gemeinsame Ziele oder Kundengruppen eine effektive Möglichkeit zur Steigerung der Produktivität und zur besseren Teamarbeit. Wenn nicht nur einzelne Teams ein gemeinsames Ziel haben, sondern jedem Mitarbeiter klar ist, was die Ziele des gesamten Unternehmens sind, und alle gemeinsam daran zusammenarbeiten – dann steigert es ganz erheblich die Moral und sorgt für eine positive, dynamische Stimmung am Arbeitsplatz.

9. Belohnungen, Zuwendungen und Incentives
Glückliche Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter und Incentives können eine effektive Möglichkeit sein, um Anreize für positive Bürogewohnheiten zu schaffen. Solche Benefits können zum Beispiel Team-Ausflüge, Veranstaltungen oder ein gemeinsames Essen sein. Kleine Belohnungen geben den Mitarbeitern ein Ziel, auf das sie gemeinsam hinarbeiten, das fördert ein starkes Wir-Gefühl.

10. Speisen und Getränke
Essen und Trinken hält Leib und Seele zusammen, das gilt auch im Büro. Kaffee ist offensichtlich das Lebenselixier der Wirtschaft. Arbeitgeber, die sich um das Wohlbefinden ihrer Belegschaft kümmern, sorgen allerdings auch für frisches Obst, Wasser und Erfrischungen und sorgen so für gesunde und zufriedene Mitarbeiter.

Wer ein Unernehmen führt, ist in der Verantwortung, seinen Mitarbeitern einen effizient otrganisierten Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und für eine positive und produktive Atmosphäre zu sorgen. Das ist nicht nur in Unternehmen wichtig, die um gut ausgebildete und anspruchsvolle Fachleute werben. Ein sauberes, gut ausgestattetes und effizient organisiertes Büro ist heutzutage generell die Basis für zufriedene Mitarbeiter und ein erfolgreiches Unternehmen. Das gilt für jede Branche.

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